La clé de la réussite de votre entreprise: Tout savoir sur l'ERP


Pourquoi l'ERP est-il important ?

L’ERP est une solution logicielle efficace opérant à tous les niveaux d’une organisation afin d’en optimiser les processus. L’efficacité d’un ERP au sein de nombreuses entreprises, et ce, aux profils bien différents, s’explique en partie par l’architecture modulaire de la solution logicielle.

Quel que soit son secteur d’activité, tous les services d’une entreprise peuvent être concernés par l’utilisation de l’ERP. Il est donc important de disposer d’un socle fonctionnel complet qui correspond aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Quels sont les besoins auxquels répond un progiciel ?

 

 La finance a besoin d'un ERP pour rapidement clôturer les comptes. Les ventes ont besoin d'un système ERP pour gérer toutes les commandes client. La logistique s'appuie sur un logiciel ERP fiable pour fournir les produits et services adéquats aux clients dans les délais impartis. La comptabilité fournisseurs à besoin d'un système ERP pour payer les fournisseurs correctement et dans les délais. La direction a besoin d'une visibilité instantanée sur les performances de l'entreprise pour prendre des décisions en temps opportun. Et enfin, les banques et les actionnaires ont besoin d'enregistrements financiers précis, et comptent donc sur des données et des analyses fiables, que le système ERP est capable d'offrir.

Les six principaux avantages d'un ERP

Un bon ERP offre de nombreux avantages, qui peuvent varier en fonction de la manière dont le système est déployé. Les avantages de l’ERP Cloud, par exemple, sont différents des avantages d'un ERP sur site. Cependant, six avantages majeurs s'appliquent à toutes les solutions ERP modernes :

1.    Une productivité accrue : rationalisez et automatisez vos principaux processus métier, pour que chaque membre de votre entreprise puisse accomplir davantage avec moins de ressources.

2.    Des insights approfondis : éliminez les silos d'informations et bénéficiez d'une source unique de vérité pour répondre plus rapidement aux questions stratégiques.

3.    Un reporting plus rapide : accélérez le reporting financier et de gestion, et facilitez le partage des résultats. Utilisez ensuite ces insights pour améliorer les performances en temps réel.

4.    Un risque réduit : optimisez votre visibilité et votre contrôle sur les activités de votre entreprise et assurez leur conformité aux exigences réglementaires, tout en prévenant les risques.

5.    Une infrastructure informatique simplifiée : grâce à des applications ERP intégrées partageant la même base de données, simplifiez vos opérations informatiques et facilitez le travail de tous vos collaborateurs.

6.    Une agilité décuplée : en améliorant l'efficacité de vos processus et en assurant à vos collaborateurs un accès en temps réel à vos données, vous identifiez rapidement les nouvelles opportunités et réagissez tout de suite.

 

Exemples d'ERP dans différents secteurs d'activité

Les entreprises de tous les secteurs, de l'automobile au commerce de gros, ont besoin d'informations précises en temps réel et de processus efficaces pour rester compétitives et prospérer. Cependant, les différents secteurs d'activité s'appuient sur leurs logiciels progiciels pour des raisons assez différentes. Voici quelques exemples :

  • Les entreprises du secteur de l'eau et de l'énergie doivent en permanence faire le point sur leurs immobilisations, non seulement pour répondre à la demande de services futurs, mais aussi pour remplacer les immobilisations vieillissantes. Sans ERP, l'effort de hiérarchisation de ces investissements majeurs serait difficile et propice aux erreurs. L'ERP aide également à résoudre un autre problème critique pour le secteur de l'eau et de l'énergie : les prévisions concernant les pièces de rechange. Le fait de ne pas disposer des pièces adéquates lors d'une panne peut créer un important problème en matière de service client. Par ailleurs, disposer de trop de pièces de rechange engendre des coûts excessifs et un risque d'obsolescence des stocks.
  •   Pour les grossistes, les importateurs, les entreprises de livraison directe aux magasins et les prestataires de services logistiques, livrer dans les délais est essentiel. Toutes ces entreprises souhaitent réduire les coûts de distribution, augmenter la rotation des stocks et réduire les délais de gestion des commandes. Pour atteindre ces objectifs, elles ont besoin de l'intégration de fonctionnalités axées sur la gestion des stocks, des achats et de la logistique, ainsi que de processus automatisés et adaptés à leurs besoins, d’où l’intérêt des progiciels.
  • Les fabricants, quelle que soit leur approche de production (discontinue, par lots ou continue), s'appuient tous sur des systèmes ERP et de gestion de la Supply Chain pour atteindre les objectifs de qualité produits, mais aussi pour gérer l'utilisation des immobilisations, contrôler les coûts d'heures supplémentaires, gérer les retours clients et bien plus encore. Les fabricants peuvent également contrôler les stocks de bout en bout en surveillant les mouvements de stocks, en identifiant les produits aux performances les plus élevées et les plus faibles, et en gérant les achats plus efficacement.
  • Les entreprises de services (notamment concernant la comptabilité, la fiscalité, l'ingénierie, l'informatique et le juridique) ont besoin d'une technologie ERP mobile, puissante et en temps réel, pour trouver le juste équilibre entre engagements de prestations de services et santé financière. La clé de la réussite des services professionnels réside notamment dans la capacité à respecter les délais tout en optimisant la rentabilité des projets, l'utilisation des ressources, la comptabilisation des produits, l'atteinte des objectifs de chiffre d'affaires récurrents et les opportunités de croissance.
  •  La distribution de détail a subi une transformation considérable, avec la fusion du e-commerce avec d'autres canaux de vente et avec les opérations en magasins traditionnels. La capacité à fournir des options en libre-service pour l'identification, la configuration, l'achat et l'expédition de produits repose sur des données intégrées. Un ERP moderne permet également aux détaillants de réduire les abandons de panier, d'optimiser les conversions sur les sites Web et d'augmenter la valeur moyenne des commandes, tout comme la valeur du cycle de vie client.

 

Comment fonctionnent les systèmes ERP ?

Un système ERP, également appelé progiciel de gestion intégrée ou suite ERP, se compose de modules ou d'applications d'entreprise intégrés qui communiquent entre eux et partagent une même base de données. Chaque module ERP est généralement axé sur un domaine d'activité particulier, mais tous utilisent les mêmes données pour répondre aux besoins de l'entreprise. La finance, la comptabilité, les RH, les ventes, les achats, la logistique et la Supply Chain sont fréquemment choisis comme points de départ. Les entreprises peuvent commencer avec le module de leur choix, puis ajouter des modules et évoluer selon leurs besoins.

Les systèmes ERP prennent également en charge les exigences sectorielles, soit dans le cadre des fonctionnalités centrales du système, soit via des extensions d'applications qui s'intègrent parfaitement à la suite. Les logiciels ERP peuvent être achetés via un modèle basé sur abonnement cloud (logiciel en tant que service) ou bien via un modèle basé sur licence (sur site).



Modules ERP les plus répandus

Les systèmes de progiciel de gestion intégré (ERP) incluent divers modules. Chaque module ERP prend en charge des processus spécifiques (tels que la finance, les achats ou la production) et fournit aux collaborateurs du service en question les transactions et insights dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches. Chaque module se connecte au système ERP, qui fournit une version unique de la réalité et des données précises et partagées entre les différents services

Les modules ERP les plus utilisés sont les suivants :

1.    Finance : le module finance et comptabilité constitue l'épine dorsale de la plupart des systèmes ERP. Outre la gestion du grand livre et l'automatisation des tâches financières clés, il facilite le suivi de la comptabilité fournisseurs et clients, la clôture des comptes, le reporting financier, le respect des normes de comptabilisation des produits, la réduction des risques financiers, et bien plus encore.

2.    Gestion des RH : la plupart des systèmes ERP incluent un module RH qui fournit des fonctionnalités clés telles que la gestion des temps et présences ou de la paie. Des extensions, ou même des suites entières de gestion du capital humain( HCM) , peuvent se connecter à l'ERP et fournir des fonctionnalités RH plus robustes pour de multiples domaines, de l'analytique relative au personnel à la gestion de l'expérience collaborateur.

3.    Sourcing et achats : le module sourcing et achats aide les entreprises à s'approvisionner et à obtenir les matières et services nécessaires pour fabriquer leurs produits ou encore à obtenir les articles qu'elles souhaitent revendre. Le module centralise et automatise les achats, y compris les demandes de devis, la création de contrats et les approbations. Il peut réduire les risques d'achats insuffisants ou excessifs, améliorer les négociations avec les fournisseurs grâce à une analytique optimisée par l'IA et même se connecter en toute transparence aux réseaux d'acheteurs.

4.    Ventes : le module ventes permet le suivi des communications avec les prospects et les clients, et aide les commerciaux à utiliser des insights basés sur les données pour renforcer les ventes et cibler les prospects avec les promotions et ventes incitatives adéquates. Il inclut des fonctionnalités axées sur le processus de gestion des commandes (gestion des commandes mêmes, contrats, facturation, gestion des performances de vente, support de la force de vente et autre).

5.    Production : le module protection est un composant clé du progiciel pour la planification et l'exécution. Il aide les entreprises à simplifier les processus de production complexes et à s'assurer que la production reste en adéquation avec la demande. Ce module inclut généralement des fonctionnalités de planification déterministe des besoins (MRP), de planification et d'exécution de la production, de gestion de la qualité et autre.

6.    Logistique et gestion de la Supply Chain : autre composant clé des systèmes ERP, le module Supply Chain  permet le suivi des mouvements de marchandises et approvisionnements sur l'ensemble de la Supply Chain d'une entreprise. Ce module fournit des outils pour la gestion en temps réel des stocks, des opérations d'entrepôt, des transports et de la logistique, et permet de renforcer la visibilité et la résilience en matière de Supply Chain.

7.    Services : dans un ERP, le module services aide les entreprises à fournir les services fiables et personnalisés que les clients attendent. Le module peut inclure des outils concernant les réparations en interne, les pièces de rechange, la gestion des services sur site et les flux de revenus basés sur les services. Il offre également une puissante analytique pour aider les représentants de services et techniciens à résoudre rapidement les problèmes des clients et à renforcer leur fidélité.

8.    R&D et ingénierie : progiciels ERP riches en fonctionnalités comprennent un module R&D et ingénierie. Ce module offre des outils pour la conception et le développement de produits, la gestion du cycle de vie des produits (PLM), la conformité des produits et autre, pour permettre aux entreprises de créer de nouvelles innovations, rapidement et à moindre coût.

9.    Gestion des immobilisations d'entreprise (EAM) : des systèmes ERP robustes peuvent inclure un module EAM, qui permet aux entreprises aux immobilisations importantes de réduire les temps d'arrêt et de maintenir machines et équipements en état pour un fonctionnement optimal. Ce module inclut des fonctionnalités de maintenance prédictive, d'ordonnancement, d'exploitation et de planification des immobilisations, mais aussi de gestion de l'environnement, de l'hygiène et de la sécurité (EHS) et autre.

Types de déploiement ERP

Les progiciels modernes peuvent être déployés de plusieurs façons : dans un cloud public ou privé, sur site ou dans le cadre de divers scénarios hybrides combinant plusieurs environnements. Voici quelques-uns des principaux avantages de chaque approche pour vous aider à identifier l’option de déploiement ERP la plus adaptée à votre entreprise.

  • ERP Cloud

Avec l’ERP Cloud, le logiciel est hébergé dans le cloud et fourni via Internet, en tant que service basé sur abonnement. Le fournisseur de logiciels s'occupe généralement de la maintenance régulière, des mises à jour et de la sécurité à votre place. Aujourd'hui, l'ERP Cloud constitue la méthode de déploiement la plus populaire, et ce pour de nombreuses raisons : coûts initiaux réduits, évolutivité et agilité accrues, intégration simplifiée et bien plus encore.

  • ERP sur site

Il s'agit du modèle traditionnel de déploiement de logiciels et vous contrôlez absolument tout. Le logiciel ERP est généralement installé au sein de votre centre de données aux emplacements de votre choix. L'installation et la maintenance du matériel et des logiciels sont la responsabilité de votre personnel.

De nombreuses entreprises modernisent et mettent à niveau leurs systèmes ERP sur site en optant pour des déploiements cloud. Cela nécessite une planification minutieuse de votre mise à jour ERP, ainsi qu'une réflexion poussée concernant l'évaluation du logiciel ERP et les options de déploiement.

ERP hybride

Pour les entreprises qui souhaitent combiner les deux approches afin de répondre à leurs exigences de gestion, il existe un modèle d'ERP Cloud hybride. Dans ce cas, une partie de vos applications et données ERP se trouve dans le cloud et l'autre partie sur site. Ce modèle est parfois appelé ERP à deux niveaux


10 caractéristiques à rechercher dans un progiciel de gestion intégrée ERP

Tout système ERP moderne dispose d'une longue liste de fonctionnalités en fonction du secteur d'activité visé et des modules proposés. Cependant, les 10 caractéristiques suivantes sont fondamentales dans tout système de gestion des ressources d'entreprise :

1.    Base de données commune : informations centralisées et version unique de la réalité, pour des données cohérentes et partagées, et une vue transversale de l'entreprise.

2.    Analytique intégrée : analytique intégrée, BI en libre-service, outils de reporting et de conformité, pour offrir des insights intelligents sur tous les domaines d'activité.

3.    Visualisation des données : présentation visuelle des informations clés avec des tableaux de bord, des indicateurs de performance clés et une analytique à base de simples pointer-cliquer pour faciliter la prise de décisions rapides et avisées.

4.    Automatisation : automatisation des tâches répétitives et automatisation robotisée des processus (RPA) avancée, optimisées par l'IA et le Machine Learning.

5.    Interface/Expérience utilisateur cohérente : la même apparence pour tous les modules, ainsi que des outils de configuration et de personnalisation faciles à utiliser pour les processus, les utilisateurs (y compris les clients et les fournisseurs), les unités opérationnelles, les sites ou encore les lignes de produits.

6.    Intégration : intégration fluide des processus de gestion et des workflows, et intégration simple et ouverte avec d'autres solutions logicielles et sources de données, y compris de tiers.

7.    Nouvelles technologies : prise en charge de l'IA et du Machine Learning, des assistants digitaux, de l'IoT, de la RPA, de la sécurité, de la confidentialité et de la mobilité.

8.    Plateforme technologique : pile technologique rapide, éprouvée et stable pour cet investissement sur le long terme, avec plateforme nécessitant peu ou pas de code, iPaaS, gestion des données, etc.

9.    Assistance internationale : prise en compte des langues, devises, pratiques et réglementations commerciales locales, support technique pour les services cloud, formations, centre d'assistance, mise en œuvre, etc.

10. Choix du déploiement : cloud, sur site ou hybride.

 Un ERP qui sait s'adapter : quelles sont les options possibles ?

L'ERP n'est pas réservé aux grandes multinationales. Les progiciels sont adaptés aux entreprises de toutes tailles. Vous pouvez également bénéficier de fonctionnalités propres à votre secteur et à votre activité, afin de répondre à vos besoins de gestion uniques. Quel que soit le secteur et la taille de votre entreprise, vous devrez planifier votre projet de mise en œuvre en ERP avec soin, en suivant les bonnes pratiques.

 

ERP pour les petites entreprises

Les logiciels ERP destinés aux petites entreprises ; vous aident à dépasser le stade des feuilles de calcul et à gérer efficacement les différents aspects de votre activité en pleine croissance, de la vente à la relation client en passant par les opérations financières et l'exploitation. Les outils ERP pour petites entreprises se trouvent généralement sur le cloud. Ils sont rapides à installer et conçus pour évoluer à votre rythme.

 ERP pour les PME/ETI

Les progiciels de gestion intégrée conçus de nos jours pour les PME/ETI et les filiales offrent une analytique intégrée, un déploiement rapide et des bonnes pratiques pour des dizaines de processus métier différents (finances, RH, gestion de la Supply Chain et bien d'autres encore). Les outils ERP pour PME/ETI aident les entreprises en pleine croissance à évoluer et à rester compétitives, même avec des ressources limitées. Les systèmes ERP modulaires et basés sur le cloud sont également un choix populaire chez les PME/ETI aux processus complexes ou aux plans de croissance rapide.

 ERP pour les grandes entreprises

Les grandes entreprises à rayonnement mondial ou disposant de filiales ont besoin d'un système ERP puissant et leader du marché, qui embarque l'IA, le Machine Learning et l'analytique, ainsi qu'une automatisation intelligente pour transformer leurs modèles économiques et processus. Les progiciels peuvent être déployés sur site, dans le cloud ou dans le cadre d'un scénario hybride en fonction des besoins de l'entreprise. Ils peuvent s'intégrer à des bases de données existantes ou, idéalement, s'exécuter sur des bases de données In-Memory plus récentes et puissantes.

De nombreuses entreprises modernisent et mettent à niveau leurs systèmes ERP sur site en optant pour des déploiements cloud. Cela nécessite une planification minutieuse de votre mise à niveau ERP, ainsi qu'une évaluation de l'ERP et un examen approfondi de vos options de déploiement.